Der Posteingang ist sicher nicht mehr das, was er einmal war.

Es ist schwer, sich heute noch daran zu erinnern, aber weit zurück in der prähistorischen Internet-Ära der frühen 2000er Jahre war ein Posteingang buchstäblich nur ein Posteingang – ein Ort, an dem Ihre eingehenden E-Mails landeten und darauf warteten, dass Sie antworten (oder wahrscheinlicher ignorieren) ) es.

Nach der kürzlichen Neupositionierung von Gmail durch Google als kollaborationsfreundlicher Produktivitätshub ist E-Mail nur ein kleiner Teil dessen, was der Posteingang repräsentiert. Das neue Gmail-Setup ist ein Mashup aus E-Mail, Einzelnachrichten, kanalgesteuertem Team-Chat, Einzel- und Gruppen-Videokonferenzen und sogar Dokumentenarbeit mit mehreren Personen. Es ist ein „neues Zuhause für die Arbeit“, wie Google es ausdrückt, und es gibt wirklich keinen einzigen Schwerpunkt – wie die neu erweiterte Seitenleiste links vom Bildschirm der Website sofort zeigt.

Die neue Gmail-Benutzeroberfläche mit Mail, Chat, Chatrooms und Meet in der Seitenleiste und einer Teamunterhaltung im Hauptbereich des Bildschirms. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Während die neue Gmail-Benutzeroberfläche unglaublich leistungsstark sein kann, kann sie auch eine Menge sein, um den Kopf zu drehen – mit zahlreichen Bedienfeldern, Unterfenstern und Ebenen über Ebenen überlappender Menüs. Und das bedeutet, dass Sie einige nützliche Dinge übersehen werden.

Nun, übersehen Sie nicht mehr: Diese detaillierte Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie die potenzialreichsten Teamwork-Möglichkeiten von Gmail voll ausschöpfen können, von den Grundlagen der dienstübergreifenden Zusammenarbeit bis hin zu einigen fantastischen erweiterten Optionen. Gehen Sie einfach die folgenden Schritte durch, geben Sie die Informationen bei Bedarf an Ihre Kollegen weiter – und bevor Sie es wissen, sind Sie ein regelmäßiger Profi für die Zusammenarbeit im Posteingang.

(Beachten Sie, dass die Tipps hier hauptsächlich für die Desktop-Gmail-Website gelten, sofern nicht anders angegeben. Außerdem sind die neuen Gmail-Oberflächenelemente derzeit nur für zahlende Abonnenten von Google Workspace – früher bekannt als G Suite – verfügbar, aber Google sagt, dass sie eingeführt werden in den kommenden Monaten auch an regelmäßige Verbraucher.)

Die Text-Chat-Funktion von Google ist am längsten in Gmail integriert und hat im Laufe der Jahre viele verschiedene Namen getragen. Jetzt einfach Chat genannt, ist es gründlicher als je zuvor in das Erlebnis integriert, macht aber immer noch genau das, was Sie erwarten: Ermöglicht textbasierte Chats mit einer oder mehreren Personen.

1. Sie können jederzeit einen neuen Einzel- oder Gruppenchat starten, indem Sie auf das Plus-Symbol im Chat-Bereich der linken Seitenleiste auf der Gmail-Website klicken. Ein wichtiger Punkt, den Sie beim Starten einer neuen Konversation beachten sollten: Einzelchats können jeden mit einem gültigen Google-Konto umfassen, während Gruppenchats nur auf Personen innerhalb Ihrer Organisation beschränkt sind (für zahlende Workspace-Abonnenten) – wenn Sie jedoch einen Raum benötigen Sowohl für interne als auch für externe Member gibt es dafür eine separate Funktion, wie wir im nächsten Abschnitt genauer untersuchen werden.

2. Sobald Sie einen neuen Chat gestartet haben, wird dieser als kleines Fenster unten in Ihrem Posteingang auf der Gmail-Website angezeigt. Achten Sie genau auf die drei Symbole in der oberen rechten Ecke des Fensters: Der Unterstrich minimiert das Fenster und zeigt nur die Titelleiste, während der doppelseitige diagonale Pfeil das Fenster maximiert und die gesamte Posteingangsoberfläche einnimmt. Das „x“ schließt das Fenster in der Zwischenzeit vollständig – Sie können es jedoch jederzeit wieder öffnen, indem Sie den Chat in der linken Seitenleiste suchen und darauf klicken.

Chats in Gmail werden zum Starten als kleine Fenster angezeigt, können jedoch von dort aus minimiert oder maximiert werden. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

3. Sie können einem gestarteten Chat keine weiteren Personen hinzufügen, aber Sie können einen neuen Chat mit denselben Personen erstellen und dann weitere Personen zu dieser Mischung hinzufügen. Klicken Sie einfach auf das Drei-Punkte-Menüsymbol in der oberen rechten Ecke des Chatfensters, wählen Sie "Neuen Chat starten" und geben Sie dann den Namen oder die E-Mail-Adresse aller Personen ein, die Sie hinzufügen möchten. Wenn Sie mit der Aufstellung fertig sind , klicken Sie unten im Feld auf die blaue Schaltfläche Erstellen.

4. Auch im Dreipunkt-Menüsymbol jedes Chat-Fensters befindet sich eine faszinierende Option, um einen Bot zu Ihrer aktuellen Konversation hinzuzufügen. Einige der verfügbaren Bots sind nur alberne Ablenkungen, aber wenn Sie herumstöbern, werden Sie einige potenziell hilfreiche Möglichkeiten finden – wie Bots, die Funktionen von Asana, Atlas, Salesforce, Trello und Zapier in die Umgebung bringen. Es gibt sogar offizielle Bots für Google Meet und Zoom, mit denen Sie ganz einfach Videokonferenzen planen können, während Sie mit Kollegen kommunizieren.

Die Auswahl an Google Chat-Bots in Gmail reicht von wirklich nützlich bis sehr speziell und manchmal sogar skurril.

5. Wenn Ihnen jemand eine Chat-Nachricht sendet, an die Sie sich erinnern möchten – oder für eine ausführlichere Diskussion vielleicht in einen längeren Thread aufbrechen – bewegen Sie Ihre Maus über diese bestimmte Nachricht in der Unterhaltung und suchen Sie nach dem Umschlagsymbol, das angezeigt wird. Klicken Sie darauf und die Nachricht wird als E-Mail an Ihren Posteingang weitergeleitet.

6. Wenn Sie eine Abschrift einer gesamten Chat-Konversation (oder eines großen Teils davon) erstellen möchten, gehen Sie zuerst zu Ihren Gmail-Haupteinstellungen – indem Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke der Website klicken und "Alle anzeigen" auswählen Einstellungen“ – und stellen Sie sicher, dass die Option „Tastaturkürzel“ auf der ersten Registerkarte eingeschaltet ist. (Wenn nicht, schalten Sie es ein und klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Änderungen speichern.)

Markieren Sie dann die Nachrichten, die Sie speichern möchten, mit der Maus und drücken Sie Strg (oder ⌘), Umschalt und die Punkttaste zusammen. Gehen Sie in ein leeres Textfeld, in Gmail oder in einer anderen App, und drücken Sie Strg-V (oder ⌘-V), und Sie sehen ein schön formatiertes Protokoll aller Nachrichten, aller Links oder Anhänge darin und wann genau sie verschickt wurden.

7. Standardmäßig werden alle Chats in Gmail gespeichert und können später einfach wieder aufgerufen werden. Wenn Sie die Aufzeichnungen löschen und keine Konversation speichern möchten, klicken Sie auf das Plus-Symbol in der unteren linken Ecke eines Chat-Fensters auf der Gmail-Website und dann auf den Schalter links in der Symbolleiste, die angezeigt wird, um das zu aktivieren Gesprächsverlauf aus. Wenn der Verlauf deaktiviert ist, werden alle Nachrichten nach 24 Stunden gelöscht (beachten Sie jedoch, dass dies nur Ihr Ende der Konversation betrifft; jeder andere im Chat könnte seinen Verlauf noch aktivieren).

8. Sie werden es nie wissen, aber Sie können einige grundlegende Formatierungsbefehle verwenden, während Sie Nachrichten in Chats in Gmail eingeben:

Für Fett drücken Sie Strg-B (oder ⌘-B) – oder umgeben Sie Ihren Text mit Sternchen, *so*.

Für Kursivschrift drücken Sie Strg-I (oder ⌘-I) — oder umgeben Sie Ihren Text mit Unterstrichen, _wie hier_.

Zum Durchstreichen drücken Sie Alt-Umschalt-5 (oder Wahl-Umschalt-5) – oder umgeben Sie Ihren Text mit Tilden, ~so~.

9. Haben Sie das Bedürfnis, noch ausdrucksstärker zu sein? Drücken Sie einfach die Doppelpunkttaste (:), während Sie in einem Chat-Fenster eine Nachricht eingeben. Dadurch wird die versteckte Emoji-Auswahl von Gmail Chat aufgerufen. Sie können dann entweder nach unten scrollen, um das Gewünschte zu finden, oder weiter tippen, um nach bestimmten Symbolen zu suchen (Klatschen, Daumen hoch, Weinen oder was auch immer Sie im Sinn haben).

Sie können jedes benötigte Emoji finden, indem Sie während der Eingabe in einem Google Mail-Chat die Doppelpunkttaste drücken.

Die Unterscheidung zwischen Chat und Räumen ist etwas verwirrend – zum Teufel, Google musste eine ganze Tabelle erstellen, um die Unterschiede zu erklären – aber die Grundidee ist, dass Chats entweder für Einzelgespräche oder schnelle Gruppengespräche gedacht sind, während Räume für mehr gedacht sind Ausführliche und kontinuierliche Zusammenarbeit zwischen mehreren Teammitgliedern zu einem bestimmten Thema (mit integrierter Funktionalität für die Arbeit an Aufgaben, Dateien und verschiedenen Arten von Dokumenten). Räume sind mit anderen Worten viel robuster als Chatfenster und eher darauf ausgelegt, wie Kanäle in Slack oder Teams in Microsoft Teams verwendet zu werden.

10. Zu diesem Zweck können Sie eine Mischung aus Personen innerhalb Ihrer Organisation und außerhalb Ihrer Organisation in einen Raum einbeziehen (in einem Szenario mit zahlenden Workspace-Abonnenten) – aber diese Entscheidung müssen Sie zu Beginn treffen, wenn Sie das erste Mal erstellen der Raum. Klicken Sie dazu auf das Plus-Symbol im Abschnitt "Räume" der linken Seitenleiste der Gmail-Website, wählen Sie "Raum erstellen" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben "Personen von außerhalb Ihrer Organisation den Beitritt zulassen".

11. Räume können mehrere Threads enthalten, um die Gesprächsorganisation noch einfacher zu gestalten. Jedes Mal, wenn Sie ein neues Thema beginnen und es in einen eigenen separaten Thread aufteilen möchten, klicken oder tippen Sie einfach auf die Schaltfläche "Neuer Thread" am unteren Rand des Raumfensters.

Chatrooms in Gmail können mehrere Threads für besser organisierte Unterhaltungen enthalten, unabhängig davon, ob Sie über Ihr Telefon oder einen Computer darauf zugreifen.

12. Genau wie bei Chat können Sie mit der Einrichtung von Google Mail-Räumen jede bestimmte Nachricht zur Referenz oder erweiterten Diskussion an Ihren Posteingang weiterleiten. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Nachricht und suchen Sie nach dem Umschlagsymbol, um dies zu ermöglichen.

13. Einer der nützlichsten Teile der neuen Gmail-Benutzeroberfläche ist die Möglichkeit, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen direkt in einem Raum – zumindest auf dem Desktop – zu bearbeiten, ohne jemals Ihren Posteingang zu verlassen. Beginnen Sie einfach mit der Eingabe einer neuen Nachricht, klicken Sie dann auf das Google Drive-Symbol und suchen Sie die gewünschte Docs-, Tabellen- oder Präsentationsdatei. Das System von Gmail Rooms fordert Sie auf, die Berechtigungen der Datei nach Bedarf zu aktualisieren, damit alle im Raum darauf zugreifen können...

Wenn Sie einem Raum in Gmail ein Dokument hinzufügen, fordert Sie das System automatisch auf, seine Berechtigungen zu aktualisieren. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

...und dann erscheint es als große Miniaturansicht im Raum.

Ein Google Docs-Dokument in einem Raum in Gmail. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

Wenn Sie auf die Miniaturansicht von der Gmail-Website klicken, wird sofort ein neues Bedienfeld geöffnet, in dem Sie die Datei anzeigen und bearbeiten können, als ob Sie sich in der vollständigen nativen Docs-, Tabellen- oder Präsentationsanwendung befinden würden.

Sie können freigegebene Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen bearbeiten, ohne Gmail zu verlassen. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

14. Die Einrichtung von Google Mail-Räumen bietet eine spezielle Registerkarte „Dateien“, auf der Sie jede Datei finden können – sei es mit Drive verknüpft oder nur ein regulärer lokaler Upload –, die jemals für einen Raum freigegeben wurde. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie den fraglichen Raum maximiert haben, und suchen Sie dann oben nach der Registerkarte Dateien. Wenn Sie auf den Namen einer Datei klicken, wird sie in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Und wenn Sie rechts neben dem Namen einer Datei nachsehen, finden Sie Optionen zum Anzeigen der Datei in Drive und zum Springen genau zu dem Bereich des Threads, in dem die Datei zum ersten Mal aufgetreten ist.

15. Auf der Registerkarte Aufgaben im selben Menü oben im Raum können Sie Aufgaben hinzufügen, die für den Zweck dieses Raums spezifisch sind, und sie sogar anderen im Raum zuweisen. Angenommen, Sie haben die Tastenkombinationen von Gmail aktiviert (siehe Tipp 7 oben), hat dieser Abschnitt auch eine eigene Sammlung versteckter Tastenkombinationen:

Um eine neue Aufgabe hinzuzufügen, drücken Sie die Eingabetaste.

Um eine Aufgabe zwischen abgeschlossen und unvollständig umzuschalten, drücken Sie die Leertaste.

Um eine Aufgabe zu bearbeiten, drücken Sie die Eingabetaste, während diese Aufgabe markiert ist.

Um die Bearbeitung einer Aufgabe zu beenden, drücken Sie Esc.

Um eine Aufgabe zu löschen, drücken Sie die Rücktaste.

Um eine Aufgabe in der Liste nach oben oder unten zu verschieben, halten Sie die Alt-Taste gedrückt und drücken Sie dann die Aufwärts- oder Abwärtspfeile.

16. Beachten Sie: Die gleichen Tipps zur Textformatierung, Emoji-Auswahl und Bot-Hinzufügen, die für den Chat-Bereich der neuen Gmail-Benutzeroberfläche erwähnt wurden, gelten auch für Chatrooms.

Videokonferenzen sind ein immer wichtigerer Bestandteil des Arbeitstages, daher hat Google es zu einem Kinderspiel gemacht, Meet-Meetings über Gmail zu starten und daran teilzunehmen.

17. Übersehen Sie nicht die Option „Meine Meetings“ im Meet-Bereich des linken Menüs der Gmail-Website. Dadurch werden Ihnen automatisch alle Meet-basierten Videokonferenzen angezeigt, die Sie in Google Kalender angesetzt haben, und Sie können auch schnell und einfach eine neue Konferenz starten oder einer bestehenden Konferenz beitreten, indem Sie deren Code oder Spitznamen eingeben (auch wenn es steht nicht auf Ihrer Agenda).

Sie können freigegebene Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen bearbeiten, ohne Gmail zu verlassen. (Klicken Sie auf das Bild, um es zu vergrößern.)

18. Wenn Sie zum ersten Mal eine neue Videokonferenz öffnen – während Sie noch immer die Vorschau Ihrer eigenen Kamera betrachten – klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menüsymbol in der oberen rechten Ecke Ihres Videofelds. Dort finden Sie eine raffinierte Option, um den Raum hinter Ihnen zu verwischen und sich zumindest ein bisschen schärfer und professioneller aussehen zu lassen. (Hey, es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Spezialeffekten.)

19. Sobald Sie einem aktiven Meeting beigetreten sind, klicken Sie auf das Dreipunkt-Menüsymbol in der unteren rechten Ecke des Bildschirms, um dieselbe Hintergrundunschärfeoption zusammen mit Befehlen zum Aktivieren der Geräuschunterdrückung, zum Aufzeichnen des Meetings und zum Aktivieren auf dem Bildschirm zu finden Textbeschriftungen und Umschalten auf ein Telefon für Audio (falls Ihr Mikrofon nicht funktioniert).

20. Klicken Sie zu guter Letzt auf den Text „Meeting-Details“ in der unteren linken Ecke des Video-Meeting-Bildschirms. Dadurch werden Ihnen der Link und die Einwahlnummer des Meetings angezeigt, falls Sie sie mittendrin an andere weitergeben müssen.

Wütend! All das – und dank der Schönheit der Remote-Zusammenarbeit wird niemand jemals wissen, dass Sie tatsächlich knallrote Sportshorts unter Ihrer professionellen oberen Hälfte tragen.